Alarchivo | Digitalización de Documentos - alpopular-alarchivo

Indexación inteligente

A través de nuestro SaaS de indexación inteligente, facilitamos procesos masivos de digitalización, la extracción automática de metadatos, la captura textos, términos y palabras claves, la identificación inteligente de documentos, la clasificación autónoma de tipologías documentales y la conversión de imágenes o información no estructurada en información estructurada.

Plataforma de gestión de contenido

Alpopular Alarchivo apalanca la prestación de sus servicios electrónicos, a través de un administrador de contenido empresarial de clase mundial, desarrollado en Alemania. DocuWare es reconocido por Gartner, Nucleus y otras empresas líderes, como la mejor solución de gestión documental y automatización de flujos de trabajo para equipos y organizaciones de todos los tamaños. Demostrando la capacidad de Alarchivo para trabajar en ambientes donde se utilicen herramientas de primer orden.

BPO especializado en procesos de negocio

Implementamos y operamos soluciones especializadas de tercerización de procesos de negocio, orientadas a cumplir los objetivos estratégicos de cada empresa.

Pagaré electrónico

En Alarchivo proveemos una solución integral de pagaré electrónico seguro, confiable y de fácil uso para nuestros clientes y sus usuarios. Nuestra plataforma abarca desde vinculación del cliente, emisión de la representación gráfica, firmado digital o electrónico, hasta la custodia y preservación del título valor en el tiempo.

Vinculación y emisión

• Gestión completa del proceso de vinculación y validación de identidad de clientes.
• Diseño de formularios - plantillas con flexibilidad para la definición de campos y contenido de acuerdo con las reglas de cada proceso crediticio.

Firma digital

Autenticación y firmado del pagaré electrónico con diferentes niveles de seguridad de acuerdo con el riesgo aceptable de cada Entidad, permitiendo también la integración con centrales de información: Confronta (Transunion Cifin), Evidente (Experian), entre otras.

Custodia

Garantizamos la custodia y preservación de los pagarés en infraestructura segura que cumple certificación ISO 27000 y políticas de seguridad de la información indicadas por Superfinanciera.

Centros de Administración Documental – CAD

Gestionamos Centros de Administración Documental – CAD – a través de talento humano capacitado, entrenado y comprometido con el logro de los objetivos de nuestros clientes. Administramos integralmente el proceso desde la recepción, organización, procesamiento (físico/digital), conservación y custodia de la documentación que hace parte de los soportes de las organizaciones.

Además de nuestro alcance

• Recibir, inventariar, codificar, organizar técnicamente y administrar el inventario documental de la Compañía.
• Controlar las transferencias del archivo de gestión al archivo central en los tiempos recomendados por las TRD - Tablas de Retención Documental.
• Aplicar procedimientos de tiempos de retención de la documentación basándose en las TRD - Tablas de Retención Documental de la Compañía.
• Digitalizar la documentación que corresponda, para atención de requerimientos o por cumplimiento de protocolos establecidos en la compañía.
• Realizar las transferencias correspondientes del archivo central, al histórico, asegurando que se cumpla la disposición final que se menciona en las TRD - Tablas de Retención Documental.
• Asistencia en la búsqueda y atención de consultas de la información y documentación requerida por usuarios.
• Administración de procesos y resultados de terceros que hacen parte del CAD – Centros de Administración Documental; por ejemplo, servicios de custodia, mensajería, reprografía, entre otros

Centros de Administración de Correspondencia (CAC)

Implementamos y gestionamos Centros de Administración de Correspondencia (CAC) y Cuentas por Pagar garantizando la recepción, radicación, validación de reglas de negocio y distribución de las comunicaciones y facturas que tramitan las empresas, cumpliendo con las directrices del programa de gestión documental y las políticas financieras de la compañía; velando que la labor cumpla con la debida diligencia, reserva, oportunidad y tiempos requeridos por el proceso.

Gestión, custodia de garantías y títulos valores

Garantizamos a entidades con actividades crediticias la gestión integral y custodia segura de los títulos valores o garantías que respaldan los créditos otorgados. Asumimos el riesgo de los procesos de recepción, elaboración y confrontación de inventarios, digitalización, validación de reglas de completitud e idoneidad, endoso, custodia y atención de consultas de sus pagares y garantías.

Gestión, custodia de garantías para apoyos transitorios de liquidez (ATL)

Como gestor documental, contamos con certificación de Deceval para realizar las validaciones de técnico legales y de idoneidad, endoso, anotación en cuenta y custodia de las garantías objeto de inmovilización por parte de las entidades de crédito, para el acceso a los apoyos transitorios de liquidez.

Estos ATL - Apoyos Transitorios de Liquidez son títulos valores de contenido crediticio utilizados por las entidades financieras para la obtención de recursos a través del Banco de la República, los cuales son endosados en propiedad para cumplir con los requisitos establecidos en la Resolución 06 del 2001 y 13 del 2016.

En Alpopular Alarchivo nos hacemos responsables de

• Gestionar reglas de validación de idoneidad, digitalizar y cargar imágenes y metadatos.
• Efectuar revisión técnico-legal y anotación en cuenta y custodia.
• Generar reportes de cumplimiento del proceso.
• Custodiar garantías físicas y desmaterializadas.
• Levantar endosos para devolución a la entidad crediticia.
• Atención de requerimientos y consultas propias del proceso ATL.

¿Qué beneficios aportamos?

• Seguridad: cumplimos altos estándares de calidad que sobrepasan los requerimientos de la Superintendencia Financiera de Colombia.
• Capacidad: integramos el mundo físico y digital a través de la desmaterialización e inmaterialización de garantías.
• Flexibilidad: nos adaptamos a los procedimientos internos de cada cliente en el menor tiempo.
• Reportes: generación de reportes gerenciales y operacionales.

¿Por qué nos eligen?

• Somos el único gestor documental vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia y autorizado por Deceval para el manejo y gestión de ATL.
• Contamos con el apoyo y respaldo de uno de los grupos económicos más importantes del país.
• Atendemos algunas de las entidades Financieras más importante de Colombia.
• Conocemos a profundidad el marco regulatorio de nuestros clientes.

¿Qué marco normativo nos respalda?

• Ley 27/90: reconoce jurídicamente la equivalencia funcional de la circulación de los valores que se emiten.
• Ley 527/99: reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales.
• Ley 964/05: reconoce jurídicamente el valor probatorio y la autenticidad de las certificaciones expedidas.

Decretos

• Decreto 3960/10: permite la emisión y circulación de títulos valores (pagarés, facturas) a través de los depósitos de valores.
• Decreto 2364/12: la firma electrónica comprende diferentes tecnologías, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos.

BPO especializado de vinculación de clientes, usuarios o proveedores

Nuestra solución en tercerización de negocios permite a compañías de cualquier sector, cambiar sus procesos tradicionales de vinculación a esquemas electrónicos que agilizan y disminuyen costos de operación. Contamos con la capacidad de soportar procesos de vinculación de entidades cuyo núcleo de negocio incluye un alto volumen de solicitudes de afiliación o vinculación de clientes, usuarios o proveedores.

Las soluciones tecnológicas ofrecidas por Alarchivo, permiten mejorar los tiempos de los procesos de vinculación, automatizando la asignación de las tareas requeridas, para validar los requisitos que se requieren de acuerdo a las políticas de cada entidad y evitando el traslado de los documentos físicos para la ejecución de las labores por parte de los involucrados del proceso.

• Vinculación: asegurados, pacientes, estudiantes, profesores, usuarios, beneficiarios, clientes y asociados.
• Correspondencia: entrante, saliente, PQRS, tutelas, derechos de petición.
• Cuentas médicas: procesamiento de facturas, validaciones, procedimientos médicos.