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Digitalización de documentos pilar clave en la gestión documental

Integrada a la gestión documental existe una de las más completas e importantes soluciones en temas de manejo de documentos y su conservación. La digitalización de documentos es un proceso que gestiona alarchivo basados en el análisis técnico, funcional, legal de los documentos y de la información producida de acuerdo a la actividad económica propia de cada empresa.

¿Cómo lo hacemos?

De acuerdo al tipo de compañía y su necesidad, en alarchivo antes de proceder con la digitalización de documentos hacemos un completo diagnóstico donde se Clasifican los archivos físicos de acuerdo a su tipo, tiempo y niveles de importancia, las áreas productoras de los documentos y las necesidades puntuales en temas de consulta que tenga la compañía o entidad pública.

Luego iniciamos el proceso de digitalización de documentos a través de la captura por escáner del documento físico, la indexación de la información contenida en el documento y su almacenamiento para la posterior consulta por parte de las áreas del cliente.

En temas de digitalización de documentos gestionamos para nuestros clientes:

• • Digitalización con carácter de consulta de documentos.
• • Digitalización de documentos con carácter de destrucción de archivo físico.
• • Procesamiento, captura, indexación, almacenamiento y publicación de información con fines de consulta ágil y oportuna.
• • Digitalización de documentos y automatización de procesos documentales.

Beneficios de la digitalización de documentos:

Disponibilidad de la información:

Para la toma de decisiones empresariales es fundamental contar con información disponible. Los procesos de digitalización de información permiten apoyar estas decisiones gracias a la posibilidad que tienen las áreas de la organización de realizar búsquedas de información en línea, bajo cualquier parámetro y en cualquier momento, manteniendo la confiabilidad, integridad y disponibilidad de la información.

Espacio y orden:

Los procesos de digitalización de documentos permiten mantener organizada y clasificada la información de la compañía, de acuerdo a sus áreas y procesos; además permite el ahorro de espacios físicos que pueden ser utilizados para el desarrollo de nuevos proyectos de la compañía.

¿Por qué nos eligen?

• Somos el único gestor documental vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia.
• Contamos con el apoyo y respaldo de uno de los grupos económicos más importantes del país.
• Atendemos algunas de las entidades Financieras más importante de Colombia.
• Conocemos a profundidad el marco regulatorio de nuestros clientes.

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