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Consultoría documental empresarial para el desarrollo de programas de gestión documental

En Alarchivo trabajamos en sinergia con nuestros clientes para diseñar el mejor plan de gestión documental, ya que entendemos y conocemos que cada proceso a desarrollar debe estar alineado a los intereses de la compañía y al tratamiento que los documentos deban tener.

Por eso a través de nuestra solución en consultoría documental diseñamos y ejecutamos soluciones archivísticas que permiten iniciar o fortalecer el programa de gestión documental de nuestros clientes, de acuerdo a sus necesidades y al cumplimiento del marco normativo y de ley en materia documental.

Lo anterior bajo la legislación nacional vigente en procesos de gestión documental y las normativas estipuladas por el Archivo General de la Nación (AGN).

Normatividad aplicable para entidades públicas o de Gobierno:

• Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos.
• Decreto 1080 de 2015 (Decreto 2609 de 2012): Decreto Único Reglamentario Sector Cultura.
• Directrices emitidas por el Archivo General de la Nación: Cartilla de Clasificación Documental AGN, 2001.
• Manual de Organización de Fondos Acumulados AGN, 2004.
• Pautas para Diagnóstico Integral de Archivo AGN, 2003, Manuales: TRD, PGD, SIC.
• Acuerdo 02 de 2002 AGN: por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.
• Acuerdo 04 de 2019: Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 de 2012 y el Decreto 1080 de 2015 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.
• Circular externa 03 de 2015 AGN: por medio de la cual se definen los criterios mínimos requeridos para facilitar la elaboración y actualización de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.

Para empresas del sector privado:

• Decreto 2609 de 2012 art 35 y 36, acuerdo 05 de 2013 Art 24: delega en cabeza de Ministerios y Superintendencias la responsabilidad de establecer mecanismos dirigidos a sus vigilados.
• Resolución 8934 de 2014: Ministerio de Comercio, Industria y Turismo con la Superintendencia de Industria y Comercio. Art 3: PGD, TRD, TVD, CCD, Reglamento Interno de Archivo.
• Comité Interno de Archivo.
• Resolución 61583 de 2016 y Resolución 57839 de 2017: Ministerio de Transporte, Superintendencia de Puertos y Transporte. Art 3: PGD, TRD, TVD, CCD, Reglamento Interno de Archivo.
• TVD y Plan Integral de Archivo, solo para fondos acumulados.
• Circular 002 de 2017: Ministerio de Trabajo, Superintendencia de Subsidios. PGD, TRD, TVD, CCD, Reglamento Interno de Archivo. TCA e IIRC.

Desarrollamos soluciones especializadas para la elaboración de:

Instrumentos Archivísticos

¿Qué son los instrumentos archivísticos?

Son herramientas que ayudan a la ejecución adecuada de las actividades y tareas que surgen de la gestión documental y facilitan el manejo optimizado de los documentos, su clasificación, categorización, verificación, ordenamiento y consulta, al interior de las diferentes entidades.

Diagnóstico técnico de archivo

En nuestro proceso de diagnóstico técnico realizamos la identificación del archivo de la entidad a la que pertenece, la administración y los servicios que presta, su infraestructura física, las características de la documentación en términos de almacenamiento, aspectos archivísticos, preservación y conservación.

Elaboración y aplicación de tablas de retención documental (TRD).

¿Qué son los las tablas de retención documental?

Según el Archivo General de la Nación las tablas de retención documental se definen como el listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia (retención) en cada etapa del ciclo vital de los documentos, archivo de gestión, archivo central y su disposición final eliminación, selección y conservación total.

Aplicación de tablas de valoración documental (TVD).

¿Qué son los las tablas de valoración documental?

Según el Archivo General de la Nación las tablas de retención documental se definen como el listado de series, subseries y asuntos a los cuales se asigna el tiempo de permanencia (retención) en el archivo central y su disposición final eliminación, selección y conservación total.

Elaboración programa de gestión documental (PGD).

¿Qué el Programa de Gestión Documental?

• Es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo el desarrollo de los procesos archivísticos.

• Encamina la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la entidad.

• Planifica desde el origen hasta el destino final de los documentos con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Además través de nuestra asesoría y consultoría nuestros clientes pueden acceder a soluciones en:

• Especialización en proyectos de gestión documental y archivo.

• Asesoría en soluciones de gestión documental electrónica y de información.

• Consultoría en soluciones prácticas de archivo.

• Diseño de soluciones físicas, electrónicas y digitales de gestión documental o gestión de la información.

• Capacitaciones en gestión documental y asesoría en nuevos proyectos.

¿Por qué nos eligen?

• Somos el único gestor documental vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia.

• Contamos con el apoyo y respaldo de uno de los grupos económicos más importantes del país.

• Atendemos algunas de las entidades Financieras más importante de Colombia.

• Conocemos a profundidad el marco regulatorio de nuestros clientes.

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