Evaluamos, clasificamos
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Consultoría
Aportamos conocimiento a través de servicios de consultoría para iniciar o fortalecer procesos de Gestión Documental, según las necesidades propias de cada empresa, garantizando la incorporación de buenas prácticas y el cumplimiento normativo en materia documental.
Elaboramos y aplicamos Instrumentos Archivísticos, que permiten a las organizaciones, evaluar el estado de sus documentos, clasificar su información y gestionar adecuadamente toda la producción documental; reduciendo costos y acelerando procesos.
Elaboración de instrumentos archivísticos
Los instrumentos archivísticos son herramientas que ayudan a la ejecución adecuada de las actividades y tareas que surgen de la gestión documental. Facilitan el manejo optimizado de los documentos, su clasificación, categorización, verificación, ordenamiento y consulta al interior de las empresas y entidades.
- Diagnóstico técnico de archivo
Realizamos procesos de verificación del estado actual de la gestión documental de compañías y entidades públicas en aspectos administrativos, archivísticos, conservación, así, como la validación de su cumplimiento normativo y la identificación de aspectos críticos, debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la entidad, entorno al cumplimiento y documentación de los ocho procesos de la gestión documental.
- Elaboración y aplicación de TRD - Tablas de retención documental
Gestionamos y asesoramos la elaboración de listados de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia (retención) en cada etapa del ciclo vital de los documentos, archivo de gestión y archivo central y su disposición final.
- Eliminación
- Selección
- Conservación total.
- Aplicación de TVD - Tablas de valoración documental
Aplicamos tablas de valoración documental (TDV), instrumento archivístico que expresa el listado de todas las series y subseries documentales, con la relación de su oficina productora y su correspondiente codificación.
- Elaboración de PGD - Programa de gestión documental
Iniciamos y elaboramos el programa de gestión documental – PGD, instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo de los procesos archivísticos. Encamina la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad. Planifica desde el origen hasta el destino final de los documentos, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA
Nuestra consultoría para la implementación del SGDEA - Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, está orientada a definir los objetivos del negocio, los requerimientos, atributos funcionales y técnicos de la herramienta, que ayudarán a generar valor a la gestión documental de las organizaciones.
El SGDEA - Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo - permite la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la organización, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su uso, conservación y la automatización de procesos documentales.
- Gestionamos un completo análisis organizacional, técnico y tecnológico del cliente, y de su infraestructura.
- Definimos alcance del SGDEA y establecemos objetivos, revisamos normativa aplicable, definimos responsabilidades y roles, identificamos matrices de riesgos y elaboramos plan de trabajo.
- Realizamos una implementación progresiva que garantiza la continuidad del negocio y su interoperabilidad.
- Adaptamos tecnología a las necesidades del cliente, desglosamos fases del proyecto y otras soluciones requeridas, definimos metas de desempeño e interoperabilidad.
Sede Electrónica
Desarrollamos modelos de Sede Electrónica o Ventanilla Única. Herramienta tecnológica moderna, autogestionable y segura, que permite a las organizaciones la centralización de su información, la recepción de su correspondencia entrante y saliente, y la atención de clientes de manera virtual o presencial.
Nuestra sede electrónica o ventanilla única:
- Permite el cumplimiento de la normativa exigida por los entes de control en el sector Gobierno.
- Gestiona las comunicaciones en tiempo real.
- Reduce o elimina la perdida de información.
- Centraliza la información de la Entidad.
- Mejora indicadores de servicio y atención.
Consultoría en transformación digital de procesos
A través de consultores experimentados y altamente capacitados, entendemos la estrategia de la organización, los retos y objetivos de procesos de negocio que involucran información y documentos, para diseñar y proponer la ruta óptima de implementación de un proyecto de transformación digital.
Nuestra consultoría estratégica incluye entre otros el análisis de brechas frente a mejores prácticas y cumplimiento normativo, evaluación de las herramientas actuales y futuras, necesarias para una gestión documental generadora de valor, recomendaciones de capacitación y entrenamiento para el talento humano y la hoja de ruta detallada del proyecto a nivel táctico para la transformación del proceso.
Capacidad y experiencia
- Más de 2.200 usuarios activos en aplicaciones de gestión electrónica. Más de 38 millones de transacciones electrónicas al mes.
- Más de 345 millones de documentos gestionados.
- Capacidad instalada de más de 7.300 GB para gestión y almacenamiento.
Más de nuestras soluciones
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