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Consultoría Documental
Aportamos conocimiento a través de servicios de consultoría para iniciar o fortalecer el PGD - Programa de Gestión Documental, según las necesidades propias de cada empresa, garantizando incorporación de buenas prácticas y cumplimiento normativo en materia documental.
Elaboramos e implementamos instrumentos archivísticos que ayudan a la ejecución adecuada de las actividades y tareas que surgen de la gestión documental, facilitando el manejo optimizado de los documentos, su clasificación, categorización, verificación, ordenamiento y consulta; permitiendo un control detallado sobre los documentos de la compañía, su destino, tratamiento y disposición final.
Elaboración de instrumentos archivísticos
Los instrumentos archivísticos son herramientas que ayudan a la ejecución adecuada de las actividades y tareas que surgen de la gestión documental. Facilitan el manejo optimizado de los documentos, su clasificación, categorización, verificación, ordenamiento y consulta al interior de las empresas y entidades.
- Diagnóstico técnico de archivo
Realizamos procesos de verificación del estado actual de la gestión documental de compañías y entidades públicas en aspectos administrativos, archivísticos, conservación, así, como la validación de su cumplimiento normativo y la identificación de aspectos críticos, debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la entidad, entorno al cumplimiento y documentación de los ocho procesos de la gestión documental.
- Elaboración y aplicación de TRD - Tablas de retención documental
Gestionamos y asesoramos la elaboración de listados de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia (retención) en cada etapa del ciclo vital de los documentos, archivo de gestión y archivo central y su disposición final.
- Eliminación
- Selección
- Conservación total.
- Aplicación de TVD - Tablas de valoración documental
Aplicamos tablas de valoración documental (TDV), instrumento archivístico que expresa el listado de todas las series y subseries documentales, con la relación de su oficina productora y su correspondiente codificación.
- Elaboración de PGD - Programa de gestión documental
Iniciamos y elaboramos el programa de gestión documental – PGD, instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo de los procesos archivísticos. Encamina la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad. Planifica desde el origen hasta el destino final de los documentos, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Consultoría en transformación digital de procesos
A través de consultores experimentados y altamente capacitados, entendemos la estrategia de la organización, los retos y objetivos de procesos de negocio que involucran información y documentos, para diseñar y proponer la ruta óptima de implementación de un proyecto de transformación digital.
Nuestra consultoría estratégica incluye entre otros el análisis de brechas frente a mejores prácticas y cumplimiento normativo, evaluación de las herramientas actuales y futuras, necesarias para una gestión documental generadora de valor, recomendaciones de capacitación y entrenamiento para el talento humano y la hoja de ruta detallada del proyecto a nivel táctico para la transformación del proceso.
Consultoría para la implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA)
Nuestra consultoría para la implementación del sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA) está orientada a definir los objetivos del negocio, los requerimientos, atributos funcionales y técnicos de la herramienta, que ayudarán a generar valor a la gestión documental de las organizaciones. La consultoría partirá desde una visión inicial de cara a la tecnología, a determinar la herramienta que permitirá conformar, administrar y custodiar el archivo electrónico de la organización en sus diferentes fases preservando el patrimonio documental digital.
Capacidad y experiencia
- Más de 2.200 usuarios activos en aplicaciones de gestión electrónica. Más de 38 millones de transacciones electrónicas al mes.
- Más de 345 millones de documentos gestionados.
- Capacidad instalada de más de 7.300 GB para gestión y almacenamiento.