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Elaboración de instrumentos archivísticos

Los instrumentos archivísticos son herramientas que ayudan a la ejecución adecuada de las actividades y tareas que surgen de la gestión documental. Facilitan el manejo optimizado de los documentos, su clasificación, categorización, verificación, ordenamiento y consulta al interior de las empresas y entidades.

• Diagnóstico técnico de archivo

Realizamos procesos de verificación del estado actual de la gestión documental de compañías y entidades públicas en aspectos administrativos, archivísticos, conservación, así, como la validación de su cumplimiento normativo y la identificación de aspectos críticos, debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la entidad, entorno al cumplimiento y documentación de los ocho procesos de la gestión documental.

• Elaboración y aplicación de TRD - Tablas de retención documental

Gestionamos y asesoramos la elaboración de listados de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia (retención) en cada etapa del ciclo vital de los documentos, archivo de gestión y archivo central y su disposición final.

• Eliminación
• Selección
• Conservación total.

• Aplicación de TVD - Tablas de valoración documental

Aplicamos tablas de valoración documental (TDV), instrumento archivístico que expresa el listado de todas las series y subseries documentales, con la relación de su oficina productora y su correspondiente codificación.

• Elaboración de PGD - Programa de gestión documental

Iniciamos y elaboramos el programa de gestión documental – PGD, instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo de los procesos archivísticos. Encamina la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad. Planifica desde el origen hasta el destino final de los documentos, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.