valores y medios
Alarchivo | Organización de archivos | Gestión Documental - alpopular-alarchivo
Almacenamiento y organización de archivo
Nos especializamos en procesos de custodia de garantías y títulos valores. Disponemos de infraestructura física técnica como bóvedas y plataformas seguras, que cumplen con toda la normatividad exigida por el Archivo General de Nación.
Almacenamos, custodiamos y preservamos documentos físicos como cajas tipo archivo, historias clínicas, planos, carpetas, medios ópticos como CDS o DVDS y medios magnéticos como cintas o discos duros.
Almacenamiento y custodia de garantías y títulos valores
Los títulos valores, patentes y/o información sensible de las empresas, son almacenados y custodiados por Alarchivo a través de bóvedas que cuentan con mecanismos de seguridad que garantizan la salvaguarda y conservación de la información.
- Almacenamiento y custodia de medios magnéticos
Los medios magnéticos, ópticos o electrónicos de archivo de información, son almacenados y custodiados por Alarchivo en bóvedas especializadas que garantizan el cumplimiento de recomendaciones internacionales de fabricantes como Imation, HP, Toshiba, Adata, entre otros. Garantizando mediante condiciones ambientales controladas, dispositivos de descarga electrostática, controles de acceso y monitoreo permanente, principios de confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información de las compañías.
- Organización técnica de fondos documentales
Nuestros servicios de organización técnica de archivos documentales y administración de inventarios son liderados por talento humano con formación en archivística y gestión documental, profesionales que conocen y aplican correctamente la normatividad que sobre el asunto ha expedido el Archivo General de la Nación.
Lo anterior, permite asegurar que las actividades de intervención que se realizan en entidades y organizaciones alineadas con las disposiciones de ley, frente a temas de transparencia, acceso a la información y conservación; entregando así a nuestros clientes una solución óptima en organización de archivo y gestión documental.
- Inventarios
La experiencia de nuestro personal en procesos de captura de información permite que nuestros clientes puedan contar con el registro de cada una de sus unidades documentales con un alto grado de confiabilidad. La identificación de las unidades con códigos de barras de numeración única e irrepetible permite tener certeza de la correlación existente entre el registro de datos y la unidad física.
Contamos con personal especializado para realizar la verificación de los datos que nuestros clientes tienen en sus inventarios previos. Aseguramos que la información clave para la administración de los documentos se encuentre correctamente capturada, a fin de obtener un alto grado de efectividad al momento de consultar una unida documental.
Disponemos de una moderna flota de vehículos adecuados para el transporte de archivos físicos y medios magnéticos que garantiza la integridad, seguridad y confidencialidad de la información. Todos nuestros vehículos están adecuados con dispositivos de rastreo satelital GPS y comunicación a través de los cuales se realiza monitoreo permanente a todas las operaciones.
La tripulación de los vehículos de Alpopular Alarchivo está dotada con dispositivos inalámbricos para la lectura de códigos de barra asignados a cajas, unidades documentales y medios magnéticos para facilitar su control e inventario, registrando en línea en nuestro sistema operativo, todas las operaciones ejecutadas en la prestación de los servicios de entrega y recolección. Adicionalmente contamos con control dual mediante la verificación de la ejecución de las rutas programadas a través de nuestro sistema.
- Transporte y entrega de consulta normal
Estamos en capacidad de responder a los requerimientos de entrega dentro del perímetro urbano (Bogotá, Cali, Medellín y Barranquilla), en el esquema a.m., p.m. de lunes a viernes en horario de 8:00 am., 5:00 pm., para consultas normales, así:
- Horarios recepción de solicitud:
8:00 a.m. a 11:30 a.m. y 11:31 a.m. a 5:00 p.m.
- Horarios entrega consulta:
8:00 a.m. a 11:30 a.m. y 11:31 a.m. a 5:00 p.m.
Adicional contamos con la infraestructura para atender servicios urgentes (servicio extra) dentro del perímetro urbano en horarios de oficina y un tiempo estimado de tres (3) horas a partir del momento de la solicitud.
Capacidad y experiencia de Alarchivo:
- WMS: para control de inventarios documentales
Nuestro WMS garantiza control en la administración de los inventarios documentales de nuestros clientes, a nivel de cajas, unidades documentales, tipos documentales y folios, utilizando tecnologías de códigos de barras.
- WMS: para control de garantías y títulos valores
Nuestra tecnología garantiza control en la administración de los inventarios de las garantías y títulos valores entregados en custodia por nuestros clientes. Permite un control granular a nivel de garantía, tipo documental y folios. Adicionalmente, posibilita la publicación digital, la parametrización de reglas de negocio para procesos de fábrica de crédito y chequeos documentales que requieran validaciones de completitud e idoneidad.
Tecnología aplicada a procesos de almacenamiento:
Capacidad y experiencia:
- Almacenamos más de 2 millones de cajas
- Más de 290.000 unidades para medios magnéticos.
- Capacidad en garantías de más de 6,8 millones.
- Experiencia probada e importantes reconocimientos.
- Infraestructura segura.
- Base tecnológica avanzada.
- Más de 350 colaboradores.
- Más de 700 clientes.
Más de nuestras soluciones
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