Alpopular | Procesos adecuados de gestión documental

¿Qué problemas empresariales solucionan procesos adecuados de gestión documental?

Carencia de un repositorio documental centralizado y seguro

La dispersión de repositorios documentales suele ser endémica en la mayor parte de las organizaciones, aumenta el riesgo de pérdida, duplicidad y desactualización de información, situación que conlleva a que se trabaje en algún momento con versiones diferentes de un documento específico.

Problemas para encontrar el documento correcto

El objetivo no es buscar, si no encontrar un documento; procesos de gestión documental efectivos evitan la tarea de “buscar” y ofrecen la posibilidad de “encontrar” la información requerida fácil y en menor tiempo trabajando a partir de información debidamente indexada y estructurada

Enrutamiento y trazabilidad ineficientes de documentos asociados a un proceso.

La mayor parte de los procesos de una organización, si no todos, están asociados a un documento, es común que el llamado ciclo de vida este correlacionado con la vigencia de una instancia de determinado proceso, por lo que poder gestionar y obtener fácilmente la traza del documento, podría representar la ejecución satisfactoria de cada instancia del proceso.

Carencia de mecanismos de automatización y escalamiento.

Algunas veces los procesos se detienen porque determinadas tareas sobre un documento son asignadas a personas que por alguna razón no pueden realizar esta gestión; realizar un escalamiento oportuno es vital en estos casos, así como de igual forma la automatización del proceso permite la optimización y control de los tiempos de ejecución de cada actividad, redundado en la reducción de costos operativos relacionados con procesos de gestión documental.

Programas Procesos de gestión documental efectivos permiten definir reglas automáticas de escalamiento, evitando que una tarea basada en documentos quede eternamente asignada a una sola persona.

Cuellos de botella en procesos que son dependientes de una firma.

Obtener una firma suele ser determinante en la ejecución oportuna de un proceso, la disponibilidad de la persona y la firma física del documento suelen ser demoradas y traumáticas para la ejecución saludable de los procesos.
Mecanismos electrónicos de firma autorizada en procesos de Gestión documental eficientes, aseguran y agilizan la información de tal manera que no importe ni la ubicación de la persona que autoriza, ni el formato físico del documento.

Procesamiento manual de documentos

Si bien cada instancia de un proceso gira en torno a un documento principal, rara vez ese solo documento es suficiente para ejecutarlo de manera satisfactoria; documentos anexos, de soporte, cuyo origen puede resultar diverso surgen en cada paso, y mantener una correcta asociación de toda esta producción documental puede ser un dolor de cabeza para las organizaciones, si no se desarrolla un proceso de gestión documental eficiente.

Trabajo descoordinado entre áreas

El concepto clave en este punto es el trabajo colaborativo; las organizaciones y sus colaboradores suelen duplicar funciones que con un proceso bien estructurado no debería darse, realizando trabajos paralelos que generan re procesos y aumentan la generación de papel de una misma información, por la simple razón de no poder visualizar el avance de otro funcionario. Programas de gestión documental eliminan la necesidad de generar todas estas copias, y habilitan en su lugar la disposición de documentos en versión electrónica, donde no solo se puede ver las actualizaciones generadas, si no que se pueden realizar intervenciones de tal manera que se optimice el uso del tiempo y se logre un trabajo armónico entre las áreas.

Pérdida de productividad

Resulta casi obvio que no atender todos los ítems anteriores puede resultar en una baja productividad organizacional. Procesos de gestión documental evitan la perdida valiosa de tiempo, aumenta la agilidad de procesos y por ende el crecimiento de indicadores de gestión que hacen que una organización mejore.

Frustración de los colaboradores

No ser productivo no es solo malo para la empresa, genera también frustración en cada colaborador respecto a su desarrollo profesional, lo cual a su vez, puede recalar en una disminución importante de la productividad de una compañía.

Toma de decisiones eficientes

Procesos de gestión documental dispersos dificultan obtener de manera eficiente la información necesaria para la respuesta a entes de control internos o externos, de igual forma entorpece la toma de decisiones a nivel administrativo o gerencial.