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¿Cómo se implementa un proceso de Gestión Documental eficiente?.

Gestion documental alpopular

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Son muchas las barreras y paradigmas que se deben romper para implementar un modelo de gestión documental eficiente en una compañía; el primer reto será identificar la mejor opción y proceso, lo demás solo ventajas para el manejo y control de la información.

Así se implementa un proceso de gestión documental en Alpopular Alarchivo:

  • Análisis corporativo ¿Qué necesidades tiene el cliente según su core de negocio o la normativa exigida? (Se revisa qué procesos tiene la compañía en cuanto a entradas, actividades y salidas).
  • Análisis de entradas a través de Metodología PMI (metodología para gestión de proyectos eficientes).

¿Qué se revisa y analiza?

  • Entradas: unidades documentales, cajas, carpetas y el gestor documental de la compañía de llegar a requerirse.
  • Actividades: gestión y flujo del proceso (digitalización – workflow) “Proceso técnico”.
  • Salidas: posibles entregas al cliente según su necesidad (almacenamiento de cajas aplicando normatividad archivística, Imágenes en un gestor documental, entre otras).

Luego y como unidad especializada en procesos electrónicos, digitales y físicos de Gestión Documental:

  • Identificamos oportunidades de mejora: analizamos y diagnosticamos el proceso
  • Hacemos una evaluación enfocada en la rentabilización y reducción de costos.

Para luego definir:

  • ¿Cómo será su funcionamiento?
  • ¿Cómo será su sostenibilidad en el tiempo?
  • ¿Cómo se implementarán KPI´s para su control?

Y por último:

Comenzar con la implementación del proceso, continuar con el seguimiento, hacer acompañamiento y corroborar que el programa de gestión documental implementado cumpla con las necesidades del cliente.

Para conocer más de cómo implementar un proceso de gestión documental eficiente Comunícate con la línea de atención directa en Bogotá 7 426000 Opción 2.

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