Alarchivo | Gestión de la información

Conoce nuestra unidad de negocios Alarchivo proceso físicos y electrónicos en gestión documental

Para Alpopular es importante contar con diferentes soluciones que acompañen a nuestros clientes en la prestación de sus servicios; por esta razón, hace 30 años incluimos en nuestro portafolio la unidad de negocios Alarchivo; una completa solución en procesos documentales, archivo y gestión de la información que hoy atiende a más de 400 empresas a nivel nacional con soluciones como:

Consultoría Documental:

Diseñamos y ejecutamos soluciones archivísticas que permiten iniciar o fortalecer el programa de gestión documental de acuerdo a las necesidades propias de cada empresa, al cumplimiento del marco normativo y de ley en materia documental.

Lo anterior bajo la legislación nacional vigente en procesos de gestión documental y las normativas estipuladas por el Archivo General de la Nación (AGN).

Normativa aplicable para entidades públicas o de Gobierno:

• Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos.
• Decreto 1080 de 2015 (Decreto 2609 de 2012): Decreto Único Reglamentario Sector Cultura.
• Directrices emitidas por el Archivo General de la Nación: Cartilla de Clasificación Documental AGN, 2001.
• Manual de Organización de Fondos Acumulados AGN, 2004.
• Pautas para Diagnóstico Integral de Archivo AGN, 2003, Manuales: TRD, PGD, SIC.
• Acuerdo 02 de 2002 AGN: por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.
• Acuerdo 04 de 2019: Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 de 2012 y el Decreto 1080 de 2015 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.
• Circular externa 03 de 2015 AGN: por medio de la cual se definen los criterios mínimos requeridos para facilitar la elaboración y actualización de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.

Para empresas del sector privado:

• Decreto 2609 de 2012 art 35 y 36, acuerdo 05 de 2013 Art 24: delega en cabeza de Ministerios y Superintendencias la responsabilidad de establecer mecanismos dirigidos a sus vigilados.
• Resolución 8934 de 2014: Ministerio de Comercio, Industria y Turismo con la Superintendencia de Industria y Comercio. Art 3: PGD, TRD, TVD, CCD, Reglamento Interno de Archivo.
• Comité Interno de Archivo.
• Resolución 61583 de 2016 y Resolución 57839 de 2017: Ministerio de Transporte, Superintendencia de Puertos y Transporte. Art 3: PGD, TRD, TVD, CCD, Reglamento Interno de Archivo.
• TVD y Plan Integral de Archivo, solo para fondos acumulados.
• Circular 002 de 2017: Ministerio de Trabajo, Superintendencia de Subsidios. PGD, TRD, TVD, CCD, Reglamento Interno de Archivo. TCA e IIRC.

Para apoyar al sector gobierno y demás entidades, desarrollamos soluciones especializadas para la elaboración de Instrumentos Archivísticos:

¿Qué son los instrumentos archivísticos?

Son herramientas que ayudan a la ejecución adecuada de las actividades y tareas que surgen de la gestión documental y facilitan el manejo optimizado de los documentos, su clasificación, categorización, verificación, ordenamiento y consulta, al interior de las diferentes entidades.

Gestionamos:

- Diagnóstico técnico de archivo.
- Elaboración y aplicación de tablas de retención documental (TRD).
- Aplicación de tablas de valoración documental (TVD).
- Elaboración programa de gestión documental (PGD).

Asesoría y consultoría:

- Especialización en proyectos de gestión documental y archivo.
- Asesoría en soluciones de gestión documental electrónica y de información.
- Consultoría en soluciones prácticas de archivo.
- Diseño de soluciones físicas, electrónicas y digitales de gestión documental o gestión de la información.

Procesamiento Digital

Prestamos soluciones integrales de digitalización y procesamiento de información, basadas en el análisis técnico, funcional, legal de los documentos y de la información producida de acuerdo a la actividad económica propia de cada empresa.

Digitalización de documentos

• Digitalización con carácter de consulta de documentos.
• Digitalización de documentos con carácter de destrucción de archivo físico.
• Procesamiento, captura, indexación, almacenamiento y publicación de información.
• Digitalización de documentos y automatización de procesos documentales.

Almacenamiento y organización de archivo

Almacenamos, custodiamos y preservamos documentos físicos como cajas, planos, carpetas, medios ópticos como CDS o DVDS y medios magnéticos como cintas o discos duros.

Nos especializamos en procesos de custodia de garantías y títulos valores; disponemos de infraestructura física especializada como bóvedas y plataformas seguras, que cumplen con toda la normatividad exigida por las entidades certificadoras en Colombia.

Colocamos a disposición de nuestros clientes:

Servicios BPO

Diseñamos e implementamos soluciones orientadas a cumplir los objetivos estratégicos de empresas de diferentes sectores y al desarrollo de servicios que permitan mejorar el funcionamiento de sus procesos de negocio.

Dentro de nuestro portafolio gestionamos procesos tales como:

• Centros de atención documental.
• Centros de gestión de facturas.
• Centros de correspondencia y mensajería.
• Gestión de garantías y apoyos transitorios de liquidez.

Además prestamos servicios de vinculación especializados por sector:

• Sector financiero y Seguros clientes y asegurados.
• Educación vinculación de estudiantes y profesores
• Industria y servicios clientes y proveedores.

Beneficios de contar con procesos de tercerización con Alarchivo

1. Los servicios de gestión documental tercerizados que ofrece Alarchivo permiten que las organizaciones concentren sus recursos y se enfoquen en los objetivos centrales de su misión de negocio; convirtiéndose en un aliado que aporta experiencia, conocimiento y calidad en los procesos que implementa para las compañías.

2. Alarchivo cuenta con capacidad comprobada en implementación de procesos de tercerización que va desde tareas de apoyo, hasta procesos de alto impacto en el modelo de negocio de las empresas.

3. Alarchivo disminuye tiempos, costos y riesgos asociados a través de la implementación de procesos robustos y ágiles basados en las mejores prácticas de las tecnologías de la información.