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Almacenamiento de archivo

Almacenamos y custodiamos Archivos físicos y digitales

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Almacenamiento y Organización

Almacenamos, custodiamos y preservamos documentos físicos como cajas, historias clínicas, planos, carpetas, medios ópticos como CDS o DVDS y medios magnéticos como cintas o discos duros.

Nos especializamos en procesos de custodia de garantías y títulos valores; disponemos de infraestructura física especializada como bóvedas y plataformas seguras, que cumplen con toda la normatividad exigida por las entidades certificadoras en Colombia.


Almacenamiento de documentos

Custodiamos sus documentos en nuestras bodegas las cuales cuentan con una óptima infraestructura y altos niveles de seguridad; almacenamos mediante un proceso que garantiza el cumplimiento de las normas técnicas, ambientales y de seguridad.

  • Almacenamiento y custodia de Archivo Físico

Contamos con almacenamiento y custodia de archivos físicos el cual mantiene la trazabilidad del inventario en aplicativos, propios mediante tecnologías de códigos de barras y software especializados.

  • Almacenamiento y custodia de Medios Magnéticos

Los medios magnéticos o formatos ópticos de su empresa son almacenados y custodiados por Alarchivo a través de bóvedas especializadas que garantizan el cumplimiento de la norma ISO 27000 la cual comprende los principios de confidencialidad, disponibilidad, seguridad e integridad de la información de su compañía.

  • Almacenamiento y custodia de Títulos Valores

Los títulos valores, patentes y/o información sensible de su empresa son almacenados y custodiados por Alarchivo a través de bóvedas que cuentan con mecanismos de seguridad que garantizan la salvaguarda de la información de su empresa.

Transporte de documentos

Disponemos de una moderna flota de vehículos adecuados para el transporte de archivos físicos y medios magnéticos que garantiza la integridad, seguridad y confidencialidad de la información. Todos nuestros vehículos están adecuados con dispositivos de rastreo satelital GPS y comunicación; a través de los cuales se realiza monitoreo permanente a todas las operaciones.

La tripulación de los vehículos de Alpopular Alarchivo empresa especializada en gestión documental está dotada con dispositivos inalámbricos para la lectura de códigos de barra de cajas, unidades documentales y medios magnéticos, registrando en línea en nuestro sistema operativo, todas las operaciones ejecutadas en la prestación de los servicios de entrega y recolección. Adicionalmente contamos con control dual mediante la verificación de la ejecución de las rutas programadas a través de nuestro sistema.

  • Transporte y entrega de consulta normal:

Estamos en capacidad de responder a los requerimientos de entrega dentro del perímetro urbano (Bogotá, Cali, Medellín y Barranquilla), en el esquema a.m., p.m. de lunes a viernes en horario de 8:OO a 5:00 p.m. para consultas normales, así:

  • Horarios recepción de solicitud:

8:00 a.m. a 11:30 a.m. y 11:31 a.m. a 5:00 p.m.

  • Horarios entrega consulta:

02:00 a 5:30 p.m. y 08:00 a 12:30 del día hábil siguiente.

Adicional contamos con la infraestructura para atender servicios urgentes (servicio extra) dentro del perímetro urbano en horarios de oficina y un tiempo estimado de tres (3) horas a partir del momento de la solicitud.

Organizacion e inventario

Nuestros servicio de organización de archivo y administración de inventarios son liderados por personal con formación en archivística y gestión documental, profesionales que conocen y aplican correctamente la normatividad que sobre el asunto ha expedido el Archivo General de la Nación.

Lo anterior, permite asegurar que las actividades de intervención que se realizan en entidades y organizaciones alineadas con las disposiciones de ley, frente a temas de transparencia, acceso a la información y conservación; entregando así a nuestros clientes una solución óptima en organización de archivo y gestión documental.

  • Inventarios:

La experiencia de nuestro personal en procesos de captura de información permite que nuestros clientes puedan contar con el registro de cada una de sus unidades documentales con un alto grado de confiabilidad. La identificación de las unidades con códigos de barras de numeración única e irrepetible permite tener certeza de la correlación existente entre el registro de datos y la unidad física.

Contamos con personal especializado para realizar la verificación de los datos que nuestros clientes tienen en sus inventarios previos. Aseguramos que la información clave para la administración de los documentos se encuentre correctamente capturada, a fin de obtener un alto grado de efectividad al momento de consultar una unida documental.